Specialisten helpen ook op afstand

Advisering, aktes en mediation op afstand

Nu de social distancing maatregelen nog even duren, is steeds vaker de vraag of iets kan wachten op normalere tijden of toch liever niet. Veel evenementen kunnen later, hoe jammer ook, maar begrafenissen niet (herdenkingsbijeenkomsten weer wel). Dit geldt ook voor zaken die met erven en nalaten te maken hebben. 

Het ene testament kan een tijdje wachten op een update, het andere heeft meer haast. Sommige onderdelen uit een nalatenschapsafwikkeling steken niet zo nauw in de tijd, voor andere geldt juist een termijn die gehaald moet worden. En kwesties tussen erfgenamen die nu nog opgelost kunnen worden in relatieve harmonie, kunnen tot een conflict leiden als ze te lang blijven liggen: dan gaat het broeien.

Ook op de gebieden waar normaal gezien een persoonlijk gesprek echt de voorkeur heeft, of zelfs wettelijk verplicht is, zijn er nu vaak alternatieven op afstand. Onze specialisten kunnen u bij heel veel vooruit helpen. Zeker als dat beter is dan wachten.

Een paar voorbeelden

• U wilt uw testament aanpassen. Dat kan zijn omdat u uw nalatenschap goed geregeld wilt hebben ‘voor het geval dat’, of omdat u nu eindelijk de tijd en rust heeft na te denken over uw testament.
• Een maand geleden is uw echtgenoot overleden, of een van uw ouders. De langstlevende ouder moet een keuze maken rond de wettelijke verdeling. Als het misschien verstandiger is de wettelijke verdeling ongedaan te maken, dan is er op korte termijn advies nodig van een notaris, estate planner of financieel planner. De keuze moet namelijk binnen 3 maanden na het overlijden gemaakt worden in een notariële akte.
• Er moet overleg plaatsvinden over de afwikkeling van een nalatenschap. De erfgenamen moeten een aantal punten bespreken, die technisch lastig zijn of persoonlijk gevoelig liggen. Regie van een deskundige is gewenst.
• U bent al langer ziek en wilt een gesprek met uw kinderen (of met uw eigen kinderen en uw stiefkinderen) over de situatie na uw overlijden. Er is een aantal potentiële knelpunten waarover u een gezamenlijk gesprek wilt.
• Een advocaat van een van de andere betrokkenen heeft een termijn gesteld en er moet een reactie komen.
• U wilt een beroep doen op een bepaald recht waar een termijn voor staat, die de komende tijd vervalt.

Voortgang boeken

In dit soort situaties kan de betreffende specialist op afstand helpen. Telefonisch of met beeldbellen kan veel voorbereid of zelfs helemaal geregeld worden. Ideaal is het misschien niet, vaak is het beter dan uitstellen. Groot voordeel is dat het niet stil ligt. Er wordt voortgang geboekt, met kleinere of grote stappen.

Het kán lastig zijn als er veel emotie speelt tussen erfgenamen. Zeker omdat een deel van de lichaamstaal niet over komt. Aan de andere kant kan de fysieke afstand het gesprek ook makkelijker maken; de drempel om iets te vertellen kan lager zijn, de eigen omgeving geeft een veilig gevoel. In onderdelen opknippen kan hier ook een oplossing zijn – wat moet er nu, wat kan er wachten. Alleen al het hebben van een overzicht van wat wanneer besproken of gedaan wordt, kan veel kou uit de lucht nemen. Hiervoor is een ‘regie-gesprek’ erg nuttig.

Ook kan online overleg juist heel praktisch zijn: andere adviseurs kunnen er even bijgehaald worden, u kunt samen op het scherm naar stukken kijken en het kost geen reistijd.

Tips bij beeldbellen

Niet iedereen is gewend aan videobellen. Veel van degenen die thuiswerken zijn de laatste weken gewend geraakt aan het Zoomen, Skypen, Team-en of andere vormen van virtueel vergaderen. Maar lang niet iedereen zit in die situatie. Daarom een aantal tips, zodat u met een geruster hart contact kunt opnemen met uw notaris, mediator, executeur of andere specialist en zo goed mogelijk door kunt gaan met wat er geregeld moet worden.

Praktisch

Zorg dat u goed voorbereid bent voor een videogesprek:

• Als u het programma nog niet eerder gebruikt heeft: zorg dat u het ruim voor het overleg installeert. 
• Het ene programma werkt net iets anders dan het andere en het ene is geschikter voor bepaalde vormen van overleg dan het andere. Op internet zijn veel uitleg-filmpjes te vinden.
• Probeer de techniek van tevoren even uit: video-bel even met iemand anders om te testen of beeld en geluid goed werken en om vertrouwd te worden met de knoppen en mogelijkheden.
• Bedenk waar u rustig kunt zitten, zonder dat u gestoord wordt.
• Denk tevoren na over vragen die u wilt stellen en maak een lijstje. De dynamiek in een video-overleg is vaak anders en zeker als u nog moet wennen aan de techniek, is een geheugensteuntje voor de inhoudelijke punten erg praktisch.

Eigen instelling

Waar u aan de praktische kant al de instellingen op uw computer heeft voorbereid, is het ook zinvol even stil te staan bij uw persoonlijke instelling. Deze vorm van overleg vraagt een wat andere manier van communiceren, vooral bij overleg met meer dan 2 personen. Bewustzijn daarvan is het halve werk!

• Houd er rekening mee dat non-verbale communicatie in een fysiek overleg een behoorlijke invloed heeft. In een video-overleg valt veel hiervan weg. Je kunt bijvoorbeeld niet een specifieke persoon aankijken. Vraag wat vaker na hoe iets bedoeld is of vraag om uitleg. Dat voorkomt veel misverstanden.
• Probeer extra goed te luisteren en anderen uit te laten praten. Door het ontbreken van direct oogcontact en enige vertraging komt het vaak voor dat verschillende mensen tegelijk beginnen of elkaar onderbreken. Vraag zichtbaar aandacht, dan zorgt de specialist ervoor dat u ook aan de beurt komt. Zo kunt u uw hand opgestoken houden, of in de chat functie een berichtje sturen.
• Vraag om een pauze als u merkt dat uw concentratie afneemt. Videobellen is intensiever dan een fysiek overleg. Een pauze is dus ook eerder nodig dan anders.
• Een gelijkwaardige setting ondersteunt een goed gesprek. Net als ‘in het echt’, is het van belang hoe iedereen aan tafel zit. Zorg er zoveel mogelijk voor alleen achter een beeldscherm en de camera te zitten. Dus niet met 2 personen op de ene plek en 1 persoon op de andere. Op deze manier heeft iedereen op dezelfde manier contact met de anderen.
• Vaak zijn gesprekken over deze thema’s vertrouwelijk. Zorg er dan voor dat u ook alleen in de ruimte bent en dat er niemand mee kan luisteren. Een mediator zal hier specifiek naar vragen en ook bij een testament-bespreking zal de notaris dit bevestigd willen hebben.
• Tot slot: wees flexibel. Online overleg is wennen voor velen. De techniek vergt soms wat geduld, verbindingen kunnen storen of uitvallen. Bij veel thuiswerkende mensen zijn ook andere gezinsleden thuis of zijn de computerfaciliteiten niet optimaal. Als u zich instelt op het voorkomen van onderbrekingen, irriteren ze minder en kunt u vlot weer door.

Tot slot, misschien het belangrijkst: stel de vragen die u heeft. Als u twijfelt of uw kwestie kan wachten of toch beter snel opgepakt wordt: vraag het gewoon. De specialist kan dan aangeven wat verstandig of nodig is.